Ως ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, ο χρόνος είναι ένα από τα πιο πολύτιμα εργαλεία σας. Με την πληθώρα εργασιών και ευθυνών, είναι πολλές φορές πρόκληση να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τον χρόνο σας. Ωστόσο, με την εφαρμογή στρατηγικών διαχείρισης χρόνου, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε την εργάσιμη ημέρα σας και να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας. Σε αυτό το άρθρο προτείνουμε 4 στρατηγικές διαχείρισης χρόνου και εργαλεία προκειμένου να γίνει η διαδικασία πιο εύκολη και πρακτική.
1. Ορίστε προτεραιότητες στις εργασίες σας
Μία από τις πιο αποτελεσματικές στρατηγικές διαχείρισης χρόνου είναι η προτεραιοποίηση των εργασιών.
Εργαλείο: “Λίστα συνδυασμένη με την Αρχή του Παρέτο”
Μία καλή πρακτική είναι αυτή της “λίστας”. Καταγράψτε τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν είτε χειρόγραφα είτε ψηφιακά και ορίστε τις προτεραιότητες ανάλογα πόσο επείγουσα και πόσο σημαντική είναι κάθε εργασία. Όπως αναφέρει η γνωστή αρχή του Οικονομολόγου Παρέτο, το 20% των εργασιών της ημέρας σας έχουν πραγματική σημασία και είναι αυτές θα φέρουν το 80% των αποτελεσμάτων στην επιχείρησή σας.
Σημείο κλειδί, λοιπόν, είναι να ξεκινήσετε από τις σημαντικότερες και πιο επείγουσες εργασίες, ώστε να εξασφαλίσετε ότι θα ολοκληρωθούν μέσα στη μέρα. Όλα αυτά φαίνονται απλοϊκά; Θυμηθείτε πόσες φορές ξεκινήσατε με μία εύκολη και όχι τόσο σημαντική εργασία. Τώρα πιάστε μολύβι και χαρτί και ξεκινήστε!
2. Αποφύγετε το multitasking και τον διασκορπισμό της πληροφορίας
Ακούγεται περίεργο; Κι όμως! Το multitasking, όσο και αν πιστεύαμε το αντίθετο, είναι προνόμιο ελάχιστων ανθρώπων σε όλο τον κόσμο και οι έρευνες έχουν δείξει ότι δεν αυξάνει την παραγωγικότητα. Πολλές φορές με τη μετάβαση από τη μία εργασία στην άλλη αποσπάται η προσοχή και η συγκέντρωση και αυτό αποτελεί σημαντικό χρονοβόρο παράγοντα.
Για να βελτιστοποιήσετε την εργάσιμη ημέρα σας, εξαλείψτε όσο το δυνατόν περισσότερες περισπάσεις γίνεται και εκτελέστε μία εργασία τη φόρα. Μόλις προκύψει μία νέα εργασία (γιατί όπως γνωρίζετε πάντα προκύπτουν απρόοπτες εργασίες), αξιολογήστε τη σε σχέση με τις υπόλοιπες και δράστε αναλόγως. Ταυτόχρονα, η έλλειψη οργάνωσης ή ο διασκορπισμός των πληροφοριών σε πολλά μέρη (τετράδια, ημερολόγια, αρχεία υπολογιστών κ.ά) μπορεί να προκαλέσει μείωση της παραγωγικότητας, σύγχυση, και αναβλητικότητα. Τι κάνουμε γι αυτό;
Εργαλεία “Λίστα” και “Google Sheets”
Όσον αφορά το multitasking, το εργαλείο της λίστας έχει και εδώ τη χρησιμότητά του. Πιο συγκεκριμένα, κατά τη διάρκεια της ημέρας, μόλις προκύψει μία νέα εργασία, ακόμη και ένα τηλεφώνημα, προτείνουμε να αφιερώστε λίγα λεπτά και να την καταγράψετε στη λίστα, ώστε να αντιληφθείτε αν πρέπει να μπει στο 20% των σημαντικών εργασιών ή αν μπορεί να μετατεθεί. Μόλις αποφασίσετε, συνεχίστε να εργάζεστε πάνω σε αυτό το 20%, τις εργασίες, δηλαδή, που θα πάνε μπροστά την επιχείρησή σας.
Όσον αφορά την οργάνωση και το διασκορπισμό της πληροφορίας προτείνουμε τα Υπολογιστικά Φύλλα Google, τα γνωστά σε όλους φύλλα εργασίας τύπου Excel, στα οποία όμως υπάρχει η δυνατότητα επεξεργασίας του αρχείου από πολλά άτομα ταυτόχρονα, σε πραγματικό χρόνο, με αυτόματη αποθήκευση και χωρίς να απαιτείται αποθηκευτικός χώρος στον υπολογιστή σας. Έτσι θα μπορείτε να έχετε συγκεντρωμένη την πληροφορία σε ένα σημείο και να είναι προσβάσιμη στους συνεργάτες που έχετε ορίσει.
3. Αναθέστε καθήκοντα
Ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, μπορεί να νιώθετε ότι πρέπει να κάνετε τα πάντα μόνος σας. Ωστόσο, η ανάθεση καθηκόντων μπορεί να σας βοηθήσει να απελευθερώσετε χρόνο και να επικεντρωθείτε στις πιο σημαντικές δραστηριότητες. Εντοπίστε τα καθήκοντα που μπορούν να ανατεθούν σε υπαλλήλους ή σε εξωτερικούς συνεργάτες και δημιουργήστε χώρο για τις εργασίες εκείνες που θα εξελίξουν την επιχείρησή σας.
Εργαλείο Asana
Το εργαλείο Asana είναι μία ψηφιακή εφαρμογή, στην οποία μπορούν να καταχωρούνται εργασίες προς ολοκλήρωση και να αναθέτονται σε συναδέλφους (ή και στον εαυτό σας) σε μορφή “Λίστας”, με δυνατότητα να σημειωθεί χρονική προθεσμία ολοκλήρωσης και να στέλνονται υπενθυμίσεις όταν πλησιάζει η προθεσμία αυτή. Το Asana χρησιμεύει στις επιχειρήσεις για την ανάθεση και διεκπεραίωση εργασιών, χωρίς να απαιτείται τηλεφωνική επικοινωνία ή μήνυμα.
Όσον αφορά την ανάθεση καθηκόντων, προκειμένου να αποφασίσετε τι εργασίες αξίζει να αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες, καταγράψτε τα οφέλη και τις επιβαρύνσεις των δύο εναλλακτικών. Πόσο σας κοστίζει σε χρήματα και χρόνο να κάνετε εσωτερικά της επιχείρησης αυτή την εργασία και πόσο όταν την αναθέτετε σε εξωτερικό συνεργάτη; Ταυτόχρονα, λάβετε υπόψη το εκτιμώμενο αποτέλεσμα στις δύο περιπτώσεις σε συνάρτηση με τους στόχους της επιχείρησής σας.
4. Κάντε διαλείμματα
Τα διαλείμματα μπορεί να φαίνονται αντιφατικά για τη διαχείριση του χρόνου, αλλά είναι απαραίτητα. Τα συχνά διαλείμματα μπορούν να σας βοηθήσουν να αποφύγετε την καταπόνηση του οργανισμού σας και να διατηρήσετε την συγκέντρωση και την παραγωγικότητά σας για περισσότερες ώρες. Καλή πρακτική αποτελεί μία σύντομη βόλτα, μερικές βαθιές αναπνοές κ.ά.
Εργαλείο “Pomodoro Timer”
Το εργαλείο “Pomodoro Timer” είναι μία εφαρμογή, στην οποία υπάρχει ένα αυτόματο χρονόμετρο , ώστε να ορίσετε τους χρόνους των διαλειμμάτων σας. Οι προτεινόμενοι χρόνοι, οι οποίοι έχουν έχουν προκύψει μέσω ερευνών, και βοηθούν στην διατήρηση της συγκέντρωσης και της παραγωγικότητας είναι:
25 λεπτά συγκεντρωμένη δουλειά – 5 λεπτά διάλειμμα (1 κύκλος)
ή
50 λεπτά συγκεντρωμένη δουλειά – 10 λεπτά διάλειμμα (1 κύκλος)
Μπορείτε να υλοποιήσετε όσους κύκλους (25-5 min) επιθυμείτε χωρίς να ξεχνάτε να κάνετε και μεγαλύτερα διαλείμματα καθε 3-4 ώρες. Προτείνεται κατά τη διάρκεια της συγκεντρωμένης εργασίας να αποφύγετε το multitasking και στο χρόνο του διαλείμματος να προτιμήσετε ενέργειες όπως η κατανάλωση νερού, βαθιές ανάσες, μία βόλτα στο χώρο κ.ά.
Συνολικά, η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου είναι κρίσιμη για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων. Αυτές οι στρατηγικές μπορούν να σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε καλύτερα τον χρόνο σας και να αυξήσετε επιτυχώς τη λειτουργικότητα της επιχείρησή σας.
Διαβάσατε το άρθρο και αναρωτιέστε αν υπάρχει ένα εργαλείο, με το οποίο να διαχειριστείτε όλα τα παραπάνω σε ένα σημείο; Η απάντηση είναι ΝΑΙ! Το SaveBox CRM!
Το SaveBox CRM είναι ένα ισχυρό και φιλικό προς τον χρήστη λογισμικό που μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να βελτιστοποιήσει τις λειτουργίες της, να βελτιώσει τις σχέσεις με τους πελάτες και να αυξήσει τα έσοδά σας. Υπάρχει η δυνατότητα προτεραιοποίησης και ανάθεσης εργασιών και όλη η πληροφορία σχετικά με τους πελάτες και τη δραστηριοποίηση της εταιρείας σας είναι συγκεντρωμένη σε ένα σημείο. Επιπλέον, το SaveBox CRM, είναι το μόνο CRM της ελληνικής αγοράς πλήρως παραμετροποιήσιμο στις ανάγκες της επιχείρησής σας και με αυτό μπορείτε εύκολα να διαχειρίζεστε τα δεδομένα των πελατών σας, να καταγράφετε τις αλληλεπιδράσεις τους και να δημιουργείτε στοχευμένες καμπάνιες μάρκετινγκ που οδηγούν σε αποτελέσματα.
Επικοινωνήστε σήμερα με την Advanced Business Systems για περισσότερες πληροφορίες και κάντε το βήμα προς την επιτυχία της επιχείρησής σας.
